Ochrana osobních údajů
Verze 1.0 · účinná od 20. 10. 2026
Tyto zásady popisují, jak služba Zvonia zachází s osobními údaji. Týkají se tří skupin lidí, a podle toho se liší, kdo za údaje odpovídá:
- Firmy, které Zvonii používají, a lidé v jejich účtu: správcem je provozovatel Zvonie.
- Lidé, kteří volají firmě obsluhované Zvonií: správcem je firma, které voláte; Zvonia ji zpracovává jejím jménem.
- Návštěvníci webu zvonia.cz: správcem je provozovatel Zvonie.
Provozovatel a kontakt
Julius Joska, podnikající fyzická osoba, IČO 24409979, sídlo Rosovice 98, 262 11 Rosovice, obchodní značka ajtak.it. Kontakt pro ochranu osobních údajů: podpora@zvonia.cz. Pověřenec pro ochranu osobních údajů není jmenován, povinnost ho jmenovat nevzniká.
1. Firmy, které Zvonii používají
Platí pro zákazníky Zvonie a pro lidi, které zákazník pozve do svého účtu na app.zvonia.cz.
| Co zpracováváme | Proč | Právní základ | Jak dlouho |
|---|---|---|---|
| Jméno, e-mail, telefon a role uživatelů účtu; identifikační údaje firmy | zřízení a vedení účtu, komunikace o službě | plnění smlouvy, čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR | po dobu smlouvy, pak do 30 dnů smazání (zálohy nejpozději do 120 dnů) |
| Obsah profilu firmy: služby, ceny, provozní doba, jména a čísla lidí pro přepojení a rozpis služeb | aby asistentka mohla za firmu mluvit a přepojovat | plnění smlouvy, čl. 6 odst. 1 písm. b) | po dobu smlouvy, totéž |
| Spotřeba minut a SMS, platby a doklady | vyúčtování, účetnictví a daně | plnění smlouvy a právní povinnost, čl. 6 odst. 1 písm. b) a c) | doklady po dobu, kterou ukládají daňové předpisy |
| Záznam o souhlasu s obchodními podmínkami a zpracovatelskou smlouvou: kdo, kdy, k jaké verzi a z jaké IP adresy | doložení, že smlouva byla uzavřena a v jakém znění | plnění smlouvy a oprávněný zájem, čl. 6 odst. 1 písm. b) a f) | po dobu smlouvy a 4 roky po jejím skončení (promlčení nároků ze smlouvy) |
| Záznam aktivity v účtu (kdo co změnil) a přihlášení | bezpečnost účtu, dohledání chyb a zneužití | oprávněný zájem, čl. 6 odst. 1 písm. f) | po dobu smlouvy |
Bez kontaktních údajů nelze účet zřídit ani službu poskytovat. Přihlašovací účet je společný pro produkty značky ajtak.it: kdo už účet u jiného produktu má, přihlásí se stejným e-mailem a heslem.
2. Lidé, kteří volají firmě obsluhované Zvonií
Když voláte firmě a hovor vezme její virtuální asistentka, správcem vašich údajů je tato firma; její název uslyšíte v pozdravu. Zvonia (provozovatel výše) údaje zpracovává jejím jménem a podle jejích pokynů na základě zpracovatelské smlouvy. Tento oddíl je informace podle čl. 13 a 14 GDPR, kterou firmy svým volajícím poskytují prostřednictvím Zvonie.
Co se o hovoru zpracovává
- vaše telefonní číslo (pokud není skryté), čas a délka hovoru;
- co v hovoru řeknete: jméno, s čím voláte, kontakt, domluvený termín; z toho vzniká přepis hovoru a krátký vzkaz pro firmu;
- zvukový záznam hovoru, jen pokud ho firma zapnula. Pak hned na začátku hovoru uslyšíte: „Jen upozorním, že hovor se nahrává.“ Bez této věty se hovor nenahrává;
- SMS, kterou vám asistentka po hovoru pošle (například potvrzení termínu), pokud to firma nastavila;
- předchozí hovory ze stejného čísla, aby vás asistentka poznala a navázala na ně.
Proč a na jakém základě
Aby firma mohla vyřídit, s čím voláte: předat vzkaz, domluvit termín, přepojit vás na správného člověka nebo vám poslat potvrzení. Právním základem je podle povahy hovoru jednání o smlouvě nebo její plnění (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR) a oprávněný zájem firmy vyřídit příchozí hovory a mít o nich záznam (písm. f)). O nahrávání a jeho účelu rozhoduje firma jako správce. Údaje nemusíte sdělit; hovor můžete kdykoli ukončit a firmu kontaktovat jinak.
Jak dlouho
- přepisy hovorů: 90 dní, pak se automaticky mažou;
- zvukové záznamy: podle tarifu firmy 30, 90 nebo 365 dní;
- záznamy o hovoru (číslo, čas, délka, vzkaz) a o odeslaných SMS, které slouží k vyúčtování a k tomu, aby asistentka poznala opakovaného volajícího: 12 měsíců, pak se automaticky mažou.
Telefonní hovor k firmě přenáší operátor elektronických komunikací miniTEL s.r.o. (Odorik.cz). Provozní údaje o spojení (čísla, čas, délka) zpracovává jako samostatný správce podle zákona o elektronických komunikacích; přepis, vzkaz a nahrávka vznikají až na ústředně Zvonie.
Vaše práva
Přístup, opravu, výmaz, omezení zpracování a námitku uplatníte u firmy, které jste volali. Napíšete-li nám, žádost bez odkladu předáme firmě. Stížnost můžete podat u Úřadu pro ochranu osobních údajů.
3. Návštěvníci webu
Web zvonia.cz nepoužívá cookies ani měření návštěvnosti a nenačítá nic od třetích stran; písma i zvuk ukázkového hovoru jsou uložené u nás. Server zapisuje technický záznam o přístupu (IP adresa, čas, adresa stránky, typ prohlížeče) kvůli bezpečnosti a odhalování útoků, na základě oprávněného zájmu (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR), a maže ho po 14 dnech.
Účet na app.zvonia.cz používá jen nezbytnou technickou cookie, která drží přihlášení; bez ní se přihlásit nelze.
Kde data jsou a kdo je zpracovává
Data ukládáme na serverech v Německu a ve Finsku (EU), zálohy také v České republice. Telefonní ústředna běží v Norimberku (Německo). Údaje neprodáváme a nepoužíváme k reklamě. Zpracování se účastní tito dodavatelé (zpracovatelé, u údajů volajících subzpracovatelé):
| Dodavatel | Na co | Kde a jaká záruka |
|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH, Hetzner Finland Oy | servery aplikace, databáze a telefonní ústředny, zálohy, poštovní server | Německo a Finsko (EU) |
| OpenAI | jazykový model, který v reálném čase rozumí hlasu volajícího, odpovídá mu, přepisuje hovor a píše vzkaz | USA; standardní smluvní doložky Evropské komise, EU-US Data Privacy Framework |
| Cloudflare, Inc. | DNS, zabezpečené připojení k webu a účtu, ochrana před útoky | USA; EU-US Data Privacy Framework a standardní smluvní doložky |
| Sand Dune Mail Ltd (SMTP2GO) | odesílání e-mailů z účtu (pozvánky, obnova hesla) | Nový Zéland; rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně |
Příjemce, který není naším zpracovatelem: miniTEL s.r.o., IČO 27718808, Brno (Odorik.cz), operátor veřejně dostupné služby elektronických komunikací. Přenáší hovory a SMS a přiděluje telefonní čísla; provozní údaje o spojení zpracovává jako samostatný správce podle zákona č. 127/2005 Sb., o elektronických komunikacích, v České republice.
Vaše práva
Máte právo na přístup ke svým údajům, jejich opravu, výmaz, omezení zpracování, přenositelnost a vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu. Žádost pošlete na podpora@zvonia.cz, vyřídíme ji do jednoho měsíce. Stížnost můžete podat u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.cz.
Automatizované rozhodování s právními nebo obdobně závažnými účinky neprovádíme. Asistentka v hovoru jedná podle pokynů firmy; o tom, jak s vaší žádostí naloží, rozhoduje firma.